Ремонт кассы или все-таки обслуживание? Выбирайте заранее.

Первое, что стоит понимать в ситуации сбоя на кассе – это необходимость скорейшего разрешения ситуации. Работать со сломанной ККТ попросту нельзя:

• ФЗ №54 предписывает предприятиям торговли использовать кассовое оборудование и грозит административным наказанием за некорректное его использование.
• Проблемы с кассой влекут за собой экономические, репутационные и другие бизнес-риски.

Штрафы регулируются Кодексом об административных правонарушениях. Также стоит ознакомиться с письмом Министерства финансов № 03-01-15/97205 от 09.11.2020, где разъясняется ситуация о необходимости работы только на полноценно функционирующих кассовых аппаратах.

Развитие интернет-технологий сегодня вооружило клиентов возможностью оставлять магазинам и общепиту негативные отзывы, если обслуживание из-за кассовых проблем его не устроило.

Итого, прямых потерь для бизнеса из-за поломки кассы сразу несколько – недополучение прибыли, возможные штрафы, прямой негатив в торговом зале. Косвенные проблемы также не заставят себя долго ждать – низкий рейтинг, отрицательные отзывы, непредвиденные затраты на ремонт кассы, выполненный у подрядчиков с низкой квалификацией.

В случае обнаружения некорректной работы кассовой техники / программного обеспечения необходимо прекратить ведение через нее расчетов до момента устранения проблем.

Небольшие проблемы с ККТ возникают достаточно часто и их можно устранить даже самостоятельно: перезагрузив устройство, восстановив интернет-соединение или использовав качественные расходные материалы. Важно понимать, что выполняющий мелкий ремонт сотрудник знает как правильно поступить. В ином случае можно усугубить проблему.

Распространенные сбои кассового оборудования:

• сбой передачи данных по чекам ОФД (в этом случае через 30 дней кассу заблокируют, поэтому стоит поторопиться с ремонтом);
• не работает или работает некорректно термопринтер для печати чеков, нечеткая печать;
• программные ошибки и сбои;
• сбой соединения POS-терминала и фискального регистратора;
• отсутствие соединения с интернетом;
• проблемы с комплектующими – не работает отрезчик, низкий заряд батарейки и т.п.

В этих случаях лучше не прибегать к самостоятельному ремонту, а начинать готовить кассовый аппарат к отправке в сервисный центр. Другой вариант – ждать приезда специалиста в торговую точку, однако устройство при этом лучше переместить из торгового зала.

Чтобы избежать длительных простоев торговли, можно использовать:

Аренду ККТ. Данный вариант дешевле покупки на короткий промежуток времени (до года). Минусы – технику придется доставлять на место и обратно в прокат, производить донастройку. К тому же аренда связана с единовременными затратами на регистрацию в ФНС кассы и фискального накопителя - а это разовая и дорогая процедура.

Покупку резервных устройств. Этот способ предполагает наличие дополнительной ККТ, не используемой в основное время. В момент поломки основной кассы есть возможность оперативно заменить ее на резервную.

Не забывайте, что резервная касса должна быть зарегистрирована, оборудована фискальным накопителем, и подключена к ОФД в соответствии с заранее заключенным договором.

То есть, основной минус в содержании дополнительных контрольно-кассовых аппаратов заключается в более высоких затратах на технический парк. Если резервная техника не работает, то она не приносит деньги, и лишь ожидает своего момента для замены ремонтируемых устройств.

Ремонт, подключение и настройка арендованной/запасной кассы не проходят в момент. Простой торговли может отнимать у магазина от нескольких часов до пары дней. Мы строго советуем не использовать в этот момент «альтернативные» способы ведения чековой отчетности: выдачу бланков СО, установку симуляторов кассы, отложенную печать чеков и т.п. Все расчеты бизнес обязан вести через ККМ, нарушение закона недопустимо.

Может показаться, что ремонт кассы – дело недорогое, разные компании предлагают цены от 500 рублей за мелкое и 2000 за активное вмешательство. По факту объем работ может нарасти как снежный ком, вместе с этим увеличится и цена.

Кроме этого стоит понимать сопутствующие затраты:

1. Доставка кассовой техники на место ремонта и обратно, оплата выезда специалиста.
2. Покупка резервной ККТ, аренда техники на замену, плюс доставка.
3. Комплектующие и расходные материалы, подлежащие замене.
4. Вынужденные потери из-за остановки торговли.

Последний пункт, кстати, наиболее затратный. Оцените поток дохода, проходящий через один ваш кассовый аппарат, в час. Для посещаемых магазинов простой в три часа выливается в несколько десятков тысяч рублей, что уж говорить о днях.

Большинство проблем с кассами уже известны организациям, осуществляющим ремонт – больше шансов на отсутствие эскалации. Но вероятность здесь также не стопроцентная: процесс может затянуться из-за возникновения дополнительных проблем, доставки комплектующих или по иным причинам.

Обрабатывая более 5000 заявок от предприятий торговли и общепита в месяц, мы в компании «АТС» сталкивались с совершенно различными случаями. Но чаще всего тенденция склоняется к тому, что надлежащий уровень обслуживания кассы позволяет избежать «лишних» ремонтов и увеличивает срок службы оборудования в разы.

Обслуживание ККТ – реальная рабочая альтернатива любой подготовке к возможным проблемам. Мы используем современные методы удаленного мониторинга, которые позволяют отслеживать работу касс, и на основе анализа полученных данных вовремя принимать меры по предотвращению сбоев. Кроме того:

• Вы вовремя предупреждены о сроке замены комплектующих и расходных материалов, а вовремя зафиксированный масштабный сбой не будет неприятным сюрпризом – есть возможность подготовиться заранее;
• Работы по обслуживанию осуществляют специалисты с экспертным опытом, которые могут предотвратить возможный ремонт, а если этого сделать не удалось – дадут совет как проводить работы правильно.
• Общие затраты могут быть снижены в несколько раз: отсутствие вынужденных ремонтов и простоев кассы дает неплохую экономию даже при максимальном тарифе на обслуживание.

Точно также как профилактика и здоровый образ жизни позволяют нам избежать серьезных проблем с собственным здоровьем, обслуживание ККТ делает работу торговых предприятий более стабильной. Как специалисты и в ремонте, и в сервисе, мы в компании «АТС» рекомендуем: позаботьтесь о кассе уже сегодня и закажите обслуживание у профессионалов.